DSC_7423

Hallo,
ik ben Katrien!

Na een jarenlange carrière als office manager in dienstverband vond ik het tijd om mijn horizon te verruimen en van de vrijheid te proeven als freelancer. De flexibiliteit en de afwisseling die daarmee gepaard gaan, lonkten al een tijdje.

Met mijn vaardigheden en kennis op zak sprong ik in het onbekende en besloot ik mijn expertise aan te bieden aan wie het nodig had.

Als ik het radertje kan zijn dat het verschil maakt in en voor jouw business dan is mijn missie geslaagd. Ik wil je dan ook inspireren om op zoek te gaan naar je ‘drive and mindset to stand out in this world’. Dat doe ik als personal of virtual assistant, als productiviteitscoach of als Notion Coach.

Nieuwe inzichten en kansen creëren zodat iemand persoonlijk of als ondernemer kan groeien. Daar doe ik het voor.

Typisch aan mijn aanpak? Ik ben een positief, enthousiast en leergierig persoon mèt humor en dat uit zich ook in de manier waarop ik een taak, opdracht of project uitvoer. Steeds met een frisse en een nieuwsgierige blik, denk ik graag met je mee. Zo krijgen we een fijne wisselwerking die zowel voor jou als voor mij enorm veel voldoening geeft en ons potentieel nog verder laat groeien.

Mijn verhaal

In 1980 zag ik het levenslicht in Leuven. In 2001 studeerde ik af als binnen de richting ‘Accountancy-Fiscaliteit’, drie jaar later had ik ook mijn diploma ‘Sociaal Werk – optie Maatschappelijk Advisering’ in de hand.

De eerste werkjaren werkte ik binnen de non-profitsector als sociaal stafmedewerker. Na 2,5 jaar werd ik voor de eerste keer Office Manager, een job waar ik mogelijkheid kreeg om beide diploma’s te combineren. Bijna 6 jaar lang pendelde ik elke dag van Zichem naar Heverlee, tot ik besliste om na mijn tweede kind dichterbij huis te gaan werken. Al snel vond ik een mooie 9-to-5-job op 10 min van mijn thuis.

Als Office Manager in een vastgoedkantoor zorgde ik voor het hele reilen en zeilen van het hele kantoor. Ik was verantwoordelijk voor de kantoororganisatie, de agenda van een vijftal collega’s en daarnaast behandelde ik de vele verhuur- en verkoopdossiers van A tot Z.

De eerste lockdown was voor mij mijn kantelpunt. Mijn baas had geklaagd dat hij soms te lang moest wachten op de grotere taken die ik voor hem moest doen.

Vele grote en kleine taken kwamen op mijn bureau liggen en vaak begon ik eerst aan die kleine taken, dan “kon ik dat toch al van mijn lijst schrappen”. Ik hield geen rekening met de prioriteiten van de dag. Ik deed maar en liefst zo veel en zo snel mogelijk.

Tijdens de lockdown had ik tijd en begon ik met een gratis cursus timemanagement. En daarna leerde ik de podcast van Werk&Leven kennen. Die was echt een verandering in mijn leven.

Ik keerde terug op het werk als herboren. Alles wat ik de voorgaande weken geleerd had paste ik toe. Ik begon te werken in blokken: mijn mails, taken voor verhuur, taken voor verkoop. Dit stond ook duidelijk in mijn agenda, dus mijn collega’s wisten ook perfect wanneer ik voor hen zou werken.

Het idee van mijn eigen zaak groeide tijdens de lockdown. Ik schreef me in voor een opleiding ‘Office Organiser’ en ontdekte het concept van ‘Virtual Assistant’. Op 3 oktober 2020 werd mijn bedrijf ‘The Office Manager’ een feit. Ik werkte nog enkele maanden in bijberoep tot er vervanging was gevonden voor mijn job binnen het immokantoor. Sinds februari 2021 werk ik fulltime als freelancer.

Wil je nog meer weten over mijn werkervaring en kwaliteiten? Download mijn CV of vraag het mij tijdens een eerste gesprekje.

Download mijn cv hier

Waarom doe ik wat ik doe? En waarom is werken met mij alleen maar een goed idee? Dat leg ik graag hieronder uit!

Mijn missie

The_Office_Manager_voor_rust_in_jouw_hoofd_en_jouw_zaak. (1)

Met mijn bedrijf ‘The Office Manager’ zorg ik ervoor dat vrouwen en vrouwelijke ondernemers rust ervaren in hun hoofd en hun zaak. Hoe doe ik dat?

Doordat ik mijn talenten kan inzetten als VA, productiviteitscoach en/of Notion Coach kunnen mijn klanten

Op deze manier kunnen zij groeien en opvallen in deze wereld!

Waarom werken met mij?

“Als Virtual Assisant, productiviteitscoach en Notion Coach wil ik maar één ding: ik wil dat iedereen tijd kan vrijmaken voor leuke dingen. Graag focus ik me hierbij op vrouwen. Ik wil dat zij kunnen opkomen voor zichzelf en voor hun dromen. Ik wil hen ondersteunen bij het realiseren van deze dromen. Vrouwen zijn veel te veel bezig met de ‘mental load’ van het huishouden en gezin. Ons hoofd zit altijd vol, waardoor we geen mentale ruimte hebben voor creativiteit en geen goesting hebben om op te vallen in deze wereld. Mannen èn vrouwen moeten zichzelf op nummer 1 zetten, al de rest volgt dan wel.“

Personal & Virtual Assistant

Je ‘office managen’ zodat alles er op wieltjes loopt en jij voluit kan focussen op je kerntaken en de werkzaamheden die je graag doet. Dat is wat ik het liefste doe. Met plezier zet ik mijn ervaring, kennis en polyvalentie in voor jouw bedrijf, zodat jij je kan focussen op jouw kernactiviteiten.

“Katrien is mijn best kept secret. Ze managet al mijn administratie met de glimlach en volgt alle todo’s en openstaande punten feilloos op, via Notion, maar ook in allerlei andere systemen. Ze is heel gestructureerd, en tegelijk vlot en communicatief. Super blij met haar te kunnen samenwerken!”  Stefanie Fauconnier (Undreamed)
"Katrien, mijn zus, liet me inzien dat mijn kennis en creativiteit beter tot zijn recht zouden komen als ik mijn administratie uit handen zou geven. Zij bezit de know-how om alles op orde te zetten en dat ook zo te houden. Ik ben minder goed in administratie en dit was bijgevolg een tijdrovende bezigheid. Katrien geeft me geregeld de nodige ‘sjot’ om mijn plannen te realiseren of om haar de nodige documenten te bezorgen. Het is zo’n opluchting te weten dat dit onderdeel van mijn droom / passie ook verzorgd wordt, zonder dat ik daar uren tijd in moet steken. Katrien weet wat er moet gedaan worden en geeft tips hoe ik nog kan verbeteren op vlak van bijvoorbeeld sociale media."
"Ik leerde The Office Manager kennen via een voorstelmailtje van Katrien. Ik had de dag ervoor een coaching van mijn businesscoaches gehad en had de beslissing genomen om een VA in te schakelen. Dat mailtje was echt geen toeval. Na ons kennismakingsgesprek zei mijn gevoel direct dat het goed zat. Ik hou van Katrien haar energie. We vullen elkaar goed aan, de zaken waar ik een hekel aan heb, doet zij het allerliefste. Elke activiteit waar ik niet blij van wordt en geen energie van krijg, schuif ik door naar Katrien. Zo kan ik in mijn zone of genius blijven en doen wat wat ik het allerliefste doe: ouders inspireren zodat hun kinderen kunnen groeien in zelfvertrouwen. Het zorgt er ook voor dat ik meer tijd heb voor zichtbaarheid waardoor het me meer klanten oplevert. Je moet zeker niet twijfelen om een VA in te schakelen! Je wint er zoveel tijd mee, niet alleen voor je onderneming, maar ook voor je zelfzorg en je gezin. Hoe meer jij je missie in de wereld kan zetten, hoe mooier die wordt."
"Ik speelde al even met het idee om iemand te zoeken die me mee kon ondersteunen, maar ik wist niet waar te zoeken. En dan stond er opeens een mailtje van Katrien in mijn mailbox. Nieuwe VA, vlakbij en op zoek naar klanten! Ze kwam gewoon als geroepen! Na ons kennismakingsgesprekje voelde het voor mij echt super goed! Haar spontaniteit, haar enthousiasme, haar manier van aanpakken,… het hele pakketje! Ik wil de PCOS de Baas Academy laten groeien, maar dat krijg ik in mijn eentje niet meer voor elkaar. Ik merk dat er heel wat zaken zijn die ik uitstel omdat ik ze niet graag doe… maar blijkbaar zijn er mensen die ze wèl leuk vinden! Een win-win! Ik meer tijd om die dingen te doen die ik graag doe, zij dingen die zij leuk vindt èn samen de Academy laten groeien! Het is een ongelooflijke opluchting om een team te kunnen vormen. Dat je het niet alleen moet doen… heerlijk!! Het kan best spannend zijn in het begin: iemand betalen voor werk dat je ook zelf kan, maar je houdt zoveel meer tijd en energie over… voor je zaak, voor je gezin en voor jezelf! Dat is het allemaal waard!"
"Ik ben heel dankbaar dat ik dankzij Katrien mij kan focussen op mijn business, terwijl zij zich ontfermt over alle administratieve en financiële taken. Katrien is de mee de draaiende motor van mijn bedrijf. Ze is mijn plan-talent en finance manager. Ze staat steeds heel positief in het leven en staat steeds klaar met een luisterend oor en een goede oplossing. Daarnaast kan ik ook genieten van haar humor. Het leven moet niet altijd zo serieus zijn. Kortom: een supermadam om mee samen te werken!"
An De Boelpaep
X-Conscious

Productiviteitscoach

Als VA ben ik steeds op zoek naar tools en technieken om alles zo efficiënt, productief en gestructureerd mogelijk te doen. Voor mij is structuur en efficiënt werken allemaal heel evident, maar dit is niet voor iedereen zo eenvoudig en vanzelfsprekend. Daarom wil ik, als Productiviteitscoach, vrouwen (ook niet-ondernemers) helpen om bewuster om te gaan met hun tijd.

Ondanks mijn “plan-drang” merkte ik enkele jaren geleden op dat ik heel veel tijd verloor door externe prikkels (zoals sociale media en mails) en besloot ik hieraan iets te doen. Vele boeken en opleidingen volgden en uiteindelijk resulteerde dit tot mijn eigen zaak en het allereerste ‘Boost-je-tijd’-traject. Dagelijks probeer ik de principes die ik geleerd heb zelf toe te passen. En ondertussen heb ik al verschillende individuele en groepstrajecten mogen begeleiden en ontwikkelde ik ‘Boost-je-tijd’, de DIY-versie.

“Dankzij Katrien haar technieken leerde ik om mijn hoofd leeg te maken en een eigen systeem te zoeken voor mijn planning.”

“Katrien leerde me om bewuster om te gaan met mijn tijd.”

“Ik heb rust gevonden in mijn hoofd en duidelijkheid in mijn agenda.”

“Katrien creëert een veilige sfeer. Met doelgerichte vragen, tips en opdrachten kreeg ik een beter inzicht in mijn planning en de uitvoering ervan.”

(deelnemers ‘Boost-je-tijd’ trajecten)

Zoals ik hierboven al beschreef, heb ik mogen ervaren dat het niet voor iedereen evident is om gestructureerd en efficiënt te werken. Voor mij is dit een talent. Maar niet iedereen vindt plannen zo fijn als ik. Daarom creëerde ik ‘Boost-je-planning’. Dit is de ideale tool voor als je voelt dat je ‘vast’ zit en nood hebt aan beweging.

“Katrien kwam op mijn pad door een gemeenschappelijk coachingtraject bij Boostways. Onlangs had ik moeite hoe ik een bepaald project verder moest uitwerken. Ik ben bij Katrien ten raade gegaan. Als je met je neus zo dicht op de feiten zit, blijf je soms in cirkeltjes denken. Het was fijn om een verhelderde kijk van iemand anders te horen. Deze sessie heeft me zeker geholpen!”
“De komende weken, maanden, jaren... staat er hier heel wat te gebeuren. Omdat ik zelf een chaotisch type ben dat geen samenhang in haar plannen kan maken, deed ik een Boost-je-planning met Katrien. Al tijdens het eerste uur kwam ik tot rust. Katrien structureerde alle losse plannen en ideeën en ordende ze voor me. Ik weet nu goed waar te starten en hoe ik alles goed kan laten verlopen. Absoluut een aanrader om even een andere kijk op het geheel te krijgen."
“Ondertussen kreeg ik al verschillende keren de kans om een halve dag met Katrien te brainstormen en te plannen over mijn zaak. Als beelddenker vind ik het heel moeilijk om al mijn ideeën op een gestructureerde manier samen te brengen, laat staan een goede werkplanning op te stellen. Katrien stelt steeds de juiste vragen, grijpt de essentie en brengt structuur in mijn chaos. En dit allemaal op een toffe en niet saaie manier. Ik stap steeds binnen met een wirwar van gedachten, ideeën, onrealistische doelen en verwachtingen naar mezelf toe waardoor ik weer ‘stil’ lijk te gaan vallen. Enkele uren later stap ik buiten en doen mijn kaken pijn van de grote glimlach op mijn mond. Alles is weer helder. Katrien heeft het talent je tot rust te brengen. Tot slot doet ze je “goesting” krijgen om er (terug) in te vliegen. Ze geeft me steeds ‘helderheid’ in mijn structuur. Hierdoor ervaar ik minder stress en komt er ruimte voor mij klanten en waardevolle content. Sinds onze samenwerking is mijn denkwijze over structuur en organisatie helemaal veranderd.  Dankzij Katrien ben ik op zoek gegaan naar de dieperliggende redenen waarom dit zo lastig is voor mij.  Ik ben haar heel erg dankbaar om mijn bedrijf elke keer weer te structureren. Katrien is een krachtige vrouw die volledig in haar leiderschap gaat staan.”
"Ik heb Katrien gecontacteerd omdat ik nood had aan rust in mijn hoofd. Ik zat constant na te denken over wat er nog allemaal moest gebeuren. Verder werkte ik de ene minuut aan het ene en de volgende minuut werd ik afgeleid door iets en begon ik een ander project. Hierdoor geraakten mijn taken en projecten nooit afgewerkt. Samen met Katrien heb ik ten eerste mijn mailbox aangepast en die wat meer structuur gegeven. Verder hebben we mijn planningsprogramma uitgepluisd en uitgezocht hoe we die to do's konden implementeren. Dat gaf al meer overzicht en rust in mijn hoofd. Ze vertelde me dat ik een braindump moest doen van alle taken die in mijn hoofd zaten. Sinds dan voel ik me rustiger in mijn hoofd en zet ik automatisch alles in mijn online to do-list. Ik plan nu wekelijks vaste blokken in om aan mijn projecten te werken, hierdoor heb ik ook het gevoel dat ik iets heb afgewerkt en rustiger het weekend in kan gaan. Met behulp van Katrien haar tips probeer meer gestructureerd te werken en projecten te plannen in de toekomst. Dankzij Katrien ben ik veel rustiger, hoopvoller, blijer en vol energie!"
Stacey
Kapoentjesgym

Notion Coach

Halverwege 2020 leerde ik Notion kennen, maar ik hoorde iedereen maar vertellen over de ‘steile’ leercurve. Ik probeerde dan eerst nog Evernote en Trello, tot mijn nieuwsgierigheid toch de bovenhand kreeg en ik enkele webinars volgde over Notion en compleet verliefd werd. Het was snel duidelijk dat Notion voor mij dé all-in-one tool is waarmee ik leven en zaak kan regelen en structureren.

Voor mij is Notion mijn tweede brein, mijn back-up. Heel mijn leven en vooral alles rond mijn zaak staat hier in: mijn weekplanning, het overzicht van al mijn facturen, mijn kwartaal- en jaardoelen, mijn contentplanning, mijn aanbod, klantengegevens…

Notion is voor mij de digitale tool om tot rust te kunnen komen, deze tool ondersteunt mij om al mijn andere doelen te realiseren.

“Het laatste jaar groeide mijn zaak, waardoor ik ook opmerkte dat ik moeilijkheden kreeg om alles bij te kunnen houden. Ik verloor het overzicht. Dankzij Katrien, ontdekte ik Notion. Omdat ikzelf niet handig ben met dit soort programma’s, heb ik de workspace door Katrien laten uitwerken. Ze legt je heel goed uit wat je met Notion kan en maakt hem ook volledig naar jouw wensen. Ik werk er nu sinds enkele weken mee en kan op deze manier handig informatie van bestellingen, leveranciers, verbouwingen,… bijhouden. Alles op 1 plaats en met een duidelijk overzicht van taken die nu en in de toekomst uitgevoerd moeten worden.”
“Katrien straalt rust uit. Dat is voor mij haar grootste troef. Ik kon in al mijn warrigheid en met mijn veel te vol hoofd vertellen wat ik allemaal nodig heb. En zij kon dat in een mooie vorm gieten. Just what the doctor ordered!”
“In eerste instantie heb ik gekozen voor een Notion Workspace, omdat Katrien er zo enthousiast over is. Zij is verzot op structuur, efficiëntie en tijdsbesparing. Ik vertrouw op Katrien haar kennis, expertise en intuïtie. Haar zone of genius is mijn grote gemis. Daarnaast voel ik mij veilig om gewoon te kunnen toegeven bij jou dat het mij niet lukt zonder hulp of zonder structuur. Ik vind Katrien haar enthousiasme aanstekelijk en daardoor werk ik ook graag samen met haar.”
“Ik ben superfan van Notion. Voor mij was het een geschenk uit de hemel dat Katrien mijn gepersonaliseerde workspace wilde opzetten voor mij. Voor bv. mijn webinars hebben we een hele Notion takenlijst opgemaakt. Hetzelfde proces dat we bij elke webinar doorlopen, staat nu in een database. Voor mij was dat in het begin wel wennen om een lijstje te maken met alle taken, maar achteraf was dit wel een gigantische tijdswinst. Ik moest er niet meer over nadenken, ik heb het uit mijn hoofd gehaald en dit gaf me enorme mentale rust. En zeker ook heel belangrijk: door al mijn taken in te voeren in Notion, maak ik een enorme tijdswinst.”
“Ik kende Notion al, ik was al overtuigd van het nut van deze tool en had al een paar gratis webinars gevolgd. Toch merkte ik snel dat ik Notion niet ten volle gebruikte. Bij het uitbouwen van mijn zaak, merkte ik dat ik geen tijd had om zelf een gestructureerde Notion Workspace uit te bouwen. Daarom heb ik snel besloten om een workspace door Katrien te laten bouwen. Ik was op zoek naar meer structuur. Nu open ik ‘s morgens mijn mail, agenda en Notion en kan ik direct in mijn werkdag vliegen. Ik verwachtte een duidelijke en gestructureerde workspace en deze verwachting werd ingelost. Dankzij het intakegesprek waarin mijn verwachtingen werden besproken,heb ik nu een Notion workspace die volledig op mijn maat gemaakt is. De meest waardevolle verandering is dat ik weet dat alles in 1 tool staat en dat ik zeker ben dat ik niets zal vergeten.”